Office Manager/in der GIZ-Landesdirektion

Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Fulltime
Addis Ababa
Posted 3 months ago

Job Features

Job CategoryAdministration(HR/Secretarial/Receptionist/Clerical/Governance/Security)
Job LevelMid Level(3+4)
DeadlineMay 21 2020
SalaryAs per GIZ scale

Job Description

Office Manager/in der GIZ-Landesdirektion

GIZ Internal/ External Vacancy Announcement #079/2020

GIZ Country Office

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH ist ein deutscher Dienstleister der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung und internationalen Bildungsarbeit. Wir arbeiten daran, eine lebenswerte Zukunft in über 120 Ländern auf der ganzen Welt zu gestalten.  

Das GIZ Büro in Addis Abeba betreut Projekte in Äthiopien und Dschibuti, die die GIZ im Auftrag des Bundesministeriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ), des Bundesministeriums für Ernähtung und Landwirtschaft (BMEL) und anderen Auftraggebern durchführt.

Das GIZ Büro in Addis Abeba unterstützt die Vorbereitung und Umsetzung der in Äthiopien und Dschibuti umgesetzten Projekte, repräsentiert die GIZ gegenüber Regierungspartnern, Auftraggebern und Kooperationspartnern, steht in enger Kommunikation mit der Deutschen Botschaft und anderen deutschen Durchführungsorganisationen, und stimmt sich dabei mit der GIZ Zentrale in Deutschland ab.

Einsatzort: Addis Ababa

Anzahle der Positionen: 1

Bewerbungsfrist: 21. Mai 2020

 

Gesamtverantwortung 

Der/die Office-Manager/in der GIZ-Landesdirektion unterstützt den Landesdirektor und das Management des GIZ Büros Addis Abeba. Dabei arbeitet sie/er eng mit den verschiedenen Einheiten des Landesbüros als auch mit dem Management Team der GIZ in Äthiopien/Dschibuti zusammen. Darüber hinaus steht sie/er in Austausch mit der verantwortlichen Abteilung in der GIZ Zentrale in Deutschland.

Aufgaben

Kernaufgaben

  • Organisation des allgemeinen Büroablaufs und des Sekretariats inkl. jeglicher Korrespondenz
  • Terminmanagement sowie Reisemanagement und -abrechnung
  • Planung und Organisation von internen und externen Veranstaltungen
  • Unterstützung des Informations- und Wissensmanagements, inkl. Dokumentenablage
  • Interne sowie externe Korrespondenz auf Deutsch und Englisch
  • Unterstützung bei der Vertragserstellung und der Vorbereitung vertraulicher Unterlagen
  • Erstellung von Protokollen und Präsentationen
  • Weiterleitung von Anfragen und Aufgaben; koordiniert die Erledigung und hält Vereinbarungen gemäß Fristen nach

Andere

  • Vertretung der Persönlichen Assistenz des Landesdirektors
  • Unterstützung anderer Bürotätigkeiten und zugewiesener Aufgaben, soweit erforderlich.
  • Teilnahme an Fortbildungen bezogen auf die Position, wie bspw. im Bereich ICT, soweit erforderlich. 

Job Requirement

Anforderungsprofil

  • Universitätsabschluss (mind. Bachelor) in Verwaltung oder einem verwandten Fach oder abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Kenntnisse
  • Mehrjährige (mind. 4 Jahre) Erfahrung im Office-Management, vorzugsweise in internationalem Kontext.
  • Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse, Kenntnisse in Amharisch sind von Vorteil
  • Studien- und/oder Arbeitserfahrung in einem deutsch-oder englischsprachigen Land ist von Vorteil
  • Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise
  • Sehr gutes Anwendungswissen moderner Telekommunikationssysteme (Telefon, Email, Internet)
  • Sehr gute PC-Anwenderkenntnisse (bspw. MS Office) und Erfahrungen mit SAP und Dokumentenmanagementsystemen 
  • Hervorragende organisatorische/Management Fähigkeiten, Fähigkeit zum Multitasking, priorisieren und Terminfristen einzuhalten
  • Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, Belastbarkeit und Flexibilität; Fähigkeit in einem internationalen Team zu arbeiten
  • Ausgeprägte Serviceorientierung 
  • Diskretion, Loyalität und Integrität
  • Effektivität und Effizienz in einem dynamischen Büroumfeld 
  • Bereitschaft zu Lernen und eigene Fähigkeiten nach Bedarf weiterzuentwickeln
  • Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung und eigenständiger Erfüllung übertragener Aufgaben, proaktive Herangehensweise

How to Apply

Application procedure:

Interested and qualified candidates shall submit their motivation letter along with their non-returnable recent CV via Email: hreth@giz.de 

Note:

Please make sure you mention the vacancy number and position title ‘Office Manager #079/2020’ in the subject line of your email application. Due to large number of applications we categorise applications with the vacancy numbers. Applications without vacancy numbers in subject lines might not be categorized in the appropriate folder and could be disqualified.

 

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We encourage persons with disabilities to apply for the position. In case of equal qualification, persons with disabilities will be given preference.

Applications from qualified women are encouraged.

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